Okazją do zorganizowania i opracowania archiwum stał się jubileusz Czterechsetlecia Reformy Zakonu Karmelitańskiego (1568-1968) oraz Tysiąclecia Chrztu Polski. W programie przygotowania naukowego i kulturalnego jubileuszu rada generalna w Rzymie odbyta dnia 20 czerwca 1960 roku poleciła uporządkować archiwa prowincjonalne i klasztorne. W myśl tego rozporządzenia rada prowincjonalna zebrana w Wadowicach w dniu 22 października 1960 roku erygowała archiwum prowincji z siedzibą w Czernej, polecając zamianowanemu archiwariuszowi zorganizowanie i uporządkowanie archiwum. Po przeprowadzeniu centralizacji akt z kancelarii urzędu prowincjała z Krakowa i Warszawy oraz z innych klasztorów, po uporządkowaniu i scaleniu zespołów według właściwych registratur, cały zasób podzielony został przez o. Benignusa Wanata, archiwistę prowincji, na cztery działy: I. Dokumenty, II. Zespoły archiwalne, III. Zbiory i spuścizny zakonników (rękopisy), IV. Kartografia. Po jego śmierci rozbudowano w latach 2012-2021 dział obejmujący poszczególne klasztory i utworzono kolejne: V. Kazania i homilie z XIX wieku; VI. Fotografie karmelitańskie; VII. Karmelitańskie tłoki pieczętne oraz VIII. Rozmaitości.
I. DOKUMENTY
DK = Dokumenty. W dziale tym, obejmującym 148 jednostek, wyodrębniono trzy kategorie dokumentów: pergaminowe, papierowe i formularzowe czyli blankietowe. Treściowo dokumenty dotyczą całej prowincji w ogólności, poszczególnych klasztorów i ich majątków oraz dawniejszych właścicieli dóbr nabywanych przez klasztory. Chronologicznie obejmują okres od 1492 do 1997 roku. Opracowane zostały na podstawie instrukcji dra Kazimierza Kaczmarczyka, dr Jadwigi Karwasińskiej i dra Adama Wolffa: Opracowanie dokumentów pergaminowych i papierowych archiwum, [w:] Archeion XIX-XX, Warszawa 1951, s. 139-177. Opisu pieczęci dokonano według zasad sfragistyki M. Gumowskiego, M. Haisiga, S. Mikuckiego: Sfragistyka, Warszawa 1960.
II. ZESPOŁY ARCHIWALNE
W dziale tym zgromadzono dokumentację poszczególnych klasztorów karmelitów bosych i karmelitanek bosych, karmelitanek trzewiczkowych oraz innych instytucji. Zespoły otrzymały następujące sygnatury:
ANPK = Archiwum klasztoru Niepokalanego Poczęcia NMP w Krakowie
– Historia klasztoru i archiwum
– Rozbudowa kościoła 1929-1933 (J. Czechowicz)
AKL = Archiwum klasztoru w Lublinie
– Historia klasztoru i archiwum
AKLW = Archiwum klasztoru we Lwowie
– Historia klasztoru i archiwum (B. Wanat)
– Historia klasztoru: część 1 i część 2 (J. Smirnow)
– Karmelitańskie kresy
AMK = Archiwum klasztoru świętych Michała i Józefa w Krakowie
– Historia klasztoru i archiwum
AKP = Archiwum klasztoru w Poznaniu
– Historia klasztoru i archiwum
AKPR = Archiwum klasztoru w Przemyślu
– Historia klasztoru i archiwum
AKO = Archiwum klasztoru Ostrobramskiego w Wilnie
– Historia klasztoru i archiwum
– Karmelitańskie kresy
AKC = Archiwum klasztoru w Czernej
KAKC = Kartografia klasztoru w Czernej
– Historia klasztoru i archiwum
– Monografia klasztoru z 1914
– Monografia klasztoru z 1938
– Przewodnik po klasztorze z 1992
– Czerneńskie ryciny
AKWI = Archiwum klasztoru w Wiśniczu
– Historia klasztoru i archiwum
AKB = Archiwum klasztoru w Berdyczowie
– Historia klasztoru i archiwum
AKW = Archiwum klasztoru w Warszawie
– Historia klasztoru i archiwum
AKGŁ = Archiwum klasztoru w Głębokiem
– Historia klasztoru i archiwum
AKWC = Archiwum klasztoru w Wiśniowcu
– Historia klasztoru i archiwum (B. Wanat)
– Historia klasztoru (D. Antoniuk)
– Łuny nad Wiśniowcem
– Karmelitańskie kresy
AKGR = Archiwum klasztoru w Grodnie
– Historia klasztoru i archiwum
AKZ = Archiwum klasztoru w Zagórzu
– Historia klasztoru i archiwum
AKML = Archiwum klasztoru w Milatynie
– Historia klasztoru
AKZO = Archiwum klasztoru w Zakrzewie
– Historia klasztoru
AKM = Archiwum klasztoru w Miadziole
– Historia klasztoru i archiwum
– Odnalezione archiwum
– Karmelitańskie kresy
AKG = Archiwum klasztoru w Gudohajach
– Historia klasztoru
AKWD = Archiwum klasztoru w Wadowicach (1)
AKWE = Archiwum klasztoru w Wadowicach (2)
APGW = Archiwum Prywatnego Gimnazjum w Wadowicach
– Historia klasztoru i archiwum
– Historia gimnazjum i jego archiwum
AKZI = Archiwum klasztoru w Zawoi
– Historia klasztoru
AKŁ = Archiwum klasztoru w Łodzi
– Historia klasztoru
AKWR = Archiwum klasztoru we Wrocławiu
– Historia klasztoru
AKMU = Archiwum klasztoru w Munster (USA)
– Historia klasztoru
AKK = Archiwum klasztoru w Kluszkowcach
– Historia klasztoru
AKPI = Archiwum klasztoru w Piotrkowicach
– Historia klasztoru
UKK = Akta klasztoru w Kijowie
– Historia klasztoru
UKCH = Akta klasztoru w Charkowie
– Historia klasztoru
AŚRK = Archiwum św. Rafała Kalinowskiego
– Sylwetka św. Rafała i historia archiwum
AKBW = Archiwum klasztoru karmelitanek bosych w Wilnie
– Historia klasztoru i archiwum
AKD = Archiwum klasztoru karmelitanek trzewiczkowych w Dubnie
– Historia klasztoru i archiwum
AKKŁ = Archiwum karmelitanek bosych w Krakowie na Łobzowie
AKKW = Archiwum karmelitanek bosych w Krakowie na Wesołej
PE = Akta personalne zakonników
AGK = Archeologia Góry Karmel
AMBR = Archiwum Wikariatu Regionalnego Burundi-Rwanda
OCDS = Archiwum Świeckiego Zakonu Karmelitów Bosych
Klasztor w Kamieńcu Podolskim
– Historia klasztoru (B. Wanat)
– Historia klasztoru (D. Antoniuk)
Klasztor w Poszumieniu – Historia klasztoru
Klasztor w Taganrogu – Historia klasztoru
Klasztor w Kownie – Historia klasztoru
Klasztor w Kupinie – Historia klasztoru
Historia klasztorów: w Wilnie za Wilią, Leśniowie, Pińsku, Narodyczach i Antoleptach.
III. RĘKOPISY
RKPS = Zbiory i spuścizny zakonników (rękopisy). W dziale tym zgromadzone zostały pamiątki po zmarłych zakonnikach: korespondencja, kazania, artykuły naukowe o treści teologicznej, filozoficznej, z hagiografii, historii, liturgii, literatury, poezji, muzyki, ekonomii, prawa kościelnego, pamiątkowe albumy fotograficzne, etc. Znaczna ilość rękopisów została przekazana w darze dla archiwum lub też pochodzi z innych naszych bibliotek zakonnych, niektóre z nich zostały zakupione. Zbiory i spuścizny zakonników chociaż nie są bezpośrednio związane z zespołami klasztorów i nie stanowią produktu kancelarii urzędu, to jednak w swej części dokumentalnej, akt personalnych – pochodzą z kancelarii urzędów kościelnych i państwowych. Liczni zakonnicy pełniący różne urzędy w zakonie uwierzytelniali swoim podpisem akta swego urzędu, a kopie zachowywali dla siebie. Po śmierci zakonnika akta personalne wraz z jego zbiorami i rękopisami przekazywano do archiwum prowincji. Po wielu zakonnikach nie pozostało żadnego śladu. Często przed śmiercią sami zakonnicy robili porządki i palili swoje skrypty i korespondencję. Często się też zdarzało, że po śmierci zakonnika czynili to współbracia w ramach generalnego porządku po zmarłym zakonniku. Z działu tego liczącego ok. 2000 rękopisów, 600 jednostek objętych inwentaryzacją włączonych zostało do tego tomu. Jest to najcenniejszy i najstarszy zbiór manuskryptów o treści teologicznej, filozoficznej, hagiografii, historii, liturgii, literatury, poezji, muzyki, ekonomii, medycyny, prawa kościelnego, etc. W tym zbiorze znajduje się kilka średniowiecznych rękopisów, nabytych do zbiorów archiwum lub ofiarowanych klasztorowi przez ich właścicieli. Szereg rękopisów uprzednio znajdowało się w zbiorach różnych bibliotek karmelitańskich, które w czasie porządkowania księgozbiorów przekazywano do zbiorów archiwum prowincji. Kilka rękopisów ofiarował ojcu Rafałowi Kalinowskiemu i klasztorowi w Czernej ksiądz dr Wincenty Smoczyński, proboszcz i prałat z Tenczynka, przyjaciel karmelitów bosych. Rękopisy te były jego własnością. Cały zasób tego działu zinwentaryzowany został według obowiązującej instrukcji Ministerstwa Kultury i Sztuki Wytyczne opracowania rękopisów w bibliotekach polskich, Wrocław 1955.
IV. KARTOGRAFIA
A = Kolekcja atlasów. Niewielki zbiór obejmujący kilkanaście jednostek.
V. KAZANIA I HOMILIE Z XIX WIEKU
KH = Kazania i homilie z XIX wieku. Dział obejmuje 1259 tekstów, które zarchiwizowano w 2021 roku. Początkowo teksty te stanowiły luźną i niezarchiwizowaną część zasobów bibliotecznych klasztoru w Czernej. Trafiały tutaj po śmierci czernińskich zakonników, a także ze skasowanych klasztorów na dawnych kresach Rzeczpospolitej. Wyszły spod rąk karmelitów bosych, którzy w większości pozostają anonimowi. Zaledwie kilku ojców miało w zwyczaju podpisywać swoje prace zakonnym imieniem lub imieniem i nazwiskiem, i to nie za każdym razem: Benedykt Parszywka, Ludwik Barankiewicz, Alojzy Kluger, Stanisław Blecha, Ambroży Górecki, Piotr Lewkowicz, Leonard Popielecki i Michał Wójcik. Niewielki procent tekstów ma za swych autorów księży diecezjalnych. Niektórzy autorzy pozostawili na karcie tytułowej lub na odwrocie adnotację o miejscu i czasie wygłoszenia nauki. Ze względu na wykorzystanie przez autorów papieru z komponentów roślinnych, stan zachowania większości tekstów jest dobry i bardzo dobry. Na większości widać jednak plamy, ślady wilgoci, kurzu i wielokrotnego używania. Kazania i homilie przygotowywane były w formie kilku lub kilkunastostronicowych książeczek zszytych nićmi, różniących się wymiarami. Kaligrafia na ogół ładna i wyraźna, nie nastręczająca problemów podczas czytania.
KH 1. Na Nowy Rok (12)
KH 2. O Duchu Świętym (13)
KH 3. O Krzyżu świętym (10)
KH 4. Na uroczystość Wszystkich Świętych (20)
KH 5. Na poświęcenie kościoła (19)
KH 6. Na dzień zaduszny (19)
KH 7. Na okres Bożego Narodzenie (22)
KH 8. Na okres wielkanocny (31)
KH 9. Na okres wielkanocny (23)
KH 10. Na okres wielkanocny (20)
KH 11. Na okres wielkanocny (27)
KH 12. Na okres Adwentu (18)
KH 13. Na okres Adwentu (18)
KH 14. Na okres Adwentu (15)
KH 15. Na uroczystość Trzech Króli (15)
KH 16. Na niedziele po Trzech Królach (22)
KH 17. Na niedziele po Trzech Królach (21)
KH 18. Na okres Wielkiego Postu (23)
KH 19. Na okres Wielkiego Postu (20)
KH 20. Na okres Wielkiego Postu (22)
KH 21. Na okres Wielkiego Postu (22)
KH 22. Na niedziele po Zielonych Świątkach (22)
KH 23. Na niedziele po Zielonych Świątkach (21)
KH 24. Na niedziele po Zielonych Świątkach (24)
KH 25. Na niedziele po Zielonych Świątkach (21)
KH 26. Na niedziele po Zielonych Świątkach (20)
KH 27. Na niedziele po Zielonych Świątkach (26)
KH 28. Na niedziele po Zielonych Świątkach (19)
KH 29. Na niedziele po Zielonych Świątkach (23)
KH 30. Na niedziele po Zielonych Świątkach (21)
KH 31. Na niedziele po Zielonych Świątkach (25)
KH 32. Na niedziele po Zielonych Świątkach (18)
KH 33. Na uroczystość Trójcy Przenajświętszej (22)
KH 34. Na uroczystości Pańskie (28)
KH 35. O Najświętszej Maryi Pannie: Niepokalane Poczęcie (23)
KH 36. O Najświętszej Maryi Pannie: Narodzenie (17)
KH 37. O Najświętszej Maryi Pannie: Wniebowzięcie i Nawiedzenie (22)
KH 38. O Najświętszej Maryi Pannie: Zwiastowanie (18)
KH 39. O Najświętszej Maryi Pannie: Różaniec (19)
KH 40. O Najświętszej Maryi Pannie: Szkaplerz (15)
KH 41. O Najświętszej Maryi Pannie: Oczyszczenie (15)
KH 42. O Najświętszej Maryi Pannie: Różne (28)
KH 43. O świętych (25)
KH 44. O świętych (24)
KH 45. O świętych (21)
KH 46. O świętych (23)
KH 47. O świętych (21)
KH 48. O świętych (21)
KH 49. O świętych (23)
KH 50. O świętych (15)
KH 51. Mowy żałobne (30)
KH 52. Na niedziele przedmościa (21)
KH 53. Pasyjne (23)
KH 54. Pasyjne (16)
KH 55. Na niedzielę kwietnią (4)
KH 56. Przy wydarzeniach zakonnych (14)
KH 57. Ślubne (10)
KH 58. Tematyka różna (25)
KH 59. Tematyka różna (24)
KH 60. Tematyka różna (21)
KH 61. Bez określonego tematu (31)
KH 62. Bez określonego tematu (8)
VI. FOTOGRAFIE KARMELITAŃSKIE
FKC = Fotografie klasztoru w Czernej
PKC = Pocztówki klasztoru w Czernej
FNKP = Fotografie klasztoru w Krakowie: Niepokalane Poczęcie NMP
FKL = Fotografie klasztoru w Lublinie
FKPR = Fotografie klasztoru w Przemyślu
FKWC = Fotografie klasztoru w Wiśniowcu
FKB = Fotografie klasztoru w Berdyczowie
FKLW = Fotografie klasztoru we Lwowie-Persenkówce
FKM = Fotografie klasztoru w Miadziole
FKGŁ = Fotografie klasztoru w Głębokiem
FKPD = Fotografie klasztoru w Kamieniu Podolskim
FAKP = Fotografie klasztoru w Poznaniu
FAKO = Fotografie klasztoru w Wilnie
FKPI = Fotografie klasztoru w Piotrkowicach
FKW = Fotografie klasztoru w Warszawie
FKZI = Fotografie klasztoru w Zawoi
FKK = Fotografie klasztoru w Kluszkowcach
FKŁ = Fotografie klasztoru w Łodzi
FKWR = Fotografie klasztoru we Wrocławiu
FKZ = Fotografie klasztoru w Zagórzu
FKWI = Fotografie klasztoru w Wiśniczu
FKGR = Fotografie klasztoru w Grodnie
FRK = Fotografie związane z osobą św. Rafała Kalinowskiego
FKWE = Fotografie klasztoru w Wadowicach
NS = Negatywy szklane
Negatywy szklane, w licznie 496 sztuk, pochodzą z kilku miejsc. Niewielka ich część znajdowała się w niezarchiwizowanym materiale złożonym w magazynie archiwum w Czernej oraz na strychu krakowskiego klasztoru przy ul. Rakowickiej 18. Niemal 80% zbioru spoczywało w różnych pudełkach na strychu klasztoru w Czernej oraz w pomieszczeniu ciemni tegoż klasztoru. Zarchiwizowano je w 2020 roku. Tematycznie negatywy szklane związane są z historią Polskiej Prowincji Karmelitów Bosych w XX wieku.
VII. KARMELITAŃSKIE TŁOKI PIECZĘTNE
KTP = Karmelitańskie tłoki pieczętne. Zbiór obejmuje ponad 200 jednostek różnego typu tłoków: metalowe, gumowe i z tworzyw współczesnych.
VIII. ROZMAITOŚCI
ZGD = Zbiór grafiki dawnej
FRS = Fragmenty rękopisów średniowiecznych
PAM = Patron miesięczny
PTW = Pocztówki o tematyce wojennej z lat 1914-1920. Pierwsza wojna światowa i wojna polsko-bolszewicka
Ponadto zebrano i zabezpieczono bogatą kolekcję medalików i medalionów o tematyce religijnej i świeckiej.